Cómo organizar el catálogo de tu librería por autor, editorial y categoría
6 de Junio
Luis Miguel Cantú Ballesteros
WOL sistema de gestión de inventario
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
El problema es que "organizar el catálogo" puede sonar como una tarea enorme y abstracta. En realidad, puede comenzar con algo mucho más sencillo: definir correctamente algunos datos básicos de cada título y utilizarlos de manera consistente.
Entre los criterios más útiles están la categoría, la editorial y el autor. A ellos conviene sumar un identificador como el ISBN, especialmente cuando existen diferentes ediciones de una misma obra.
La clave está en no crear listas separadas para cada criterio, sino en construir un solo catálogo que puedas consultar desde diferentes ángulos.
POR QUÉ UN SOLO CRITERIO NO ES SUFICIENTE
Muchas librerías organizan su catálogo principalmente por categoría o género, y eso puede funcionar para acomodar físicamente los libros. Pero ese criterio no siempre responde a las preguntas que surgen durante la operación diaria.
Si un cliente pregunta por un autor específico, necesitas localizar sus títulos rápidamente. Si estás preparando una compra, puede interesarte revisar qué libros tienes de determinada editorial. Y si estás reorganizando el espacio, probablemente necesites consultar tu catálogo por categoría.
Un mismo libro puede pertenecer simultáneamente a estos tres puntos de vista. Por eso, no necesitas tres catálogos diferentes: necesitas un catálogo que tenga correctamente relacionados esos datos.
EJE 1: POR ÁREA
La categoría o área es uno de los criterios más útiles para organizar físicamente la librería y también para facilitar que el cliente encuentre lo que busca.
Puedes utilizar áreas como literatura, infantil, historia, ciencias sociales, autoayuda, escolar, entre otras, de acuerdo con el tipo de librería y con los títulos que manejes.
Una clasificación útil debe ser suficientemente específica para ayudarte a encontrar y organizar los libros, pero no tan complicada que resulte difícil mantenerla.
Al definir tus áreas, procura que tengan un significado claro y que sean consistentes en todo el catálogo.
▪️Facilitan la organización física de los libros.
▪️Ayudan al cliente a recorrer la librería y encontrar lo que busca.
▪️Permiten consultar rápidamente cuántos títulos tienes dentro de determinada área.
▪️Facilitan posteriormente el análisis de ventas e inventario por categoría.
Si una categoría tiene muy pocos títulos y no aporta una diferencia útil para la organización o para el cliente, puede ser conveniente fusionarla con otra relacionada.
EJE 2: POR EDITORIAL
La editorial tiene una importancia especial en la operación de una librería. Mientras que la categoría suele estar más relacionada con la forma en que el cliente encuentra los libros, la editorial puede ser fundamental para compras, consignaciones y reposiciones.
Tener correctamente identificada la editorial de cada título permite:
▪️Consultar qué títulos y cuánto inventario tienes de cada editorial.
▪️Facilitar el control de consignaciones y remisiones.
▪️Preparar pedidos y revisar faltantes con mayor facilidad.
▪️Identificar qué editoriales tienen mayor presencia dentro de tu catálogo.
▪️Contar con información para tomar mejores decisiones de compra y negociación.
EJE 3: POR AUTOR
El autor es otro de los datos que puede parecer sencillo, pero que adquiere mucho valor cuando el catálogo comienza a crecer.
Una de las preguntas más comunes en una librería es: "¿Tienes algo de este autor?". Si la información está correctamente capturada, puedes responder rápidamente sin tener que revisar físicamente cada sección de la librería.
Además, organizar el catálogo por autor permite:
▪️Encontrar rápidamente todos los títulos de un autor.
▪️Identificar qué autores tienen mayor presencia en tu catálogo.
▪️Detectar títulos que pueden complementar una compra solicitada por un cliente.
▪️Relacionar posteriormente los autores con la información de ventas para identificar cuáles tienen mejor rotación.
Esto último es importante: el catálogo por sí solo no te dice qué autores venden más. Pero cuando la información del catálogo se relaciona con las ventas, puedes obtener una visión mucho más útil para tomar decisiones de reposición y compra.
EL ISBN TAMBIÉN ES IMPORTANTE
Autor, editorial y categoría ayudan a clasificar un libro, pero también necesitas una forma de identificarlo de manera precisa.
El ISBN resulta especialmente útil para evitar confusiones entre diferentes ediciones de una misma obra y para reducir el riesgo de registrar dos veces un mismo título.
Por eso, al construir tu catálogo, conviene que cada registro tenga un identificador claro además de la información descriptiva del libro.
La idea no es llenar el catálogo de datos innecesarios, sino contar con la información que realmente necesitas para identificar, encontrar y trabajar cada título.
UN SOLO CATÁLOGO, DIFERENTES FORMAS DE CONSULTARLO
La clave no es mantener tres catálogos distintos. Es tener un solo catálogo donde cada título tenga correctamente relacionados sus datos.
Un libro puede ser de determinada categoría, pertenecer a una editorial, tener uno o varios autores asociados y contar con un ISBN específico. Toda esa información pertenece al mismo registro.
Así, el mismo catálogo puede responder preguntas diferentes:
▪️¿Qué títulos tengo de esta área?
▪️¿Qué libros tengo de determinada editorial?
▪️¿Qué títulos tengo de este autor?
▪️¿Tengo disponible este ISBN?
▪️¿Cuántas existencias tengo de determinado título?
Lo importante es que la información se capture una sola vez y después pueda aprovecharse en diferentes procesos.
ERRORES QUE CONVIENE EVITAR
Un catálogo puede parecer completo y aun así generar problemas si los datos no se capturan de manera consistente. Algunos errores parecen pequeños cuando el catálogo tiene pocos títulos, pero pueden complicar las búsquedas, generar duplicados y hacer más difícil el análisis conforme la librería crece.
Algunos errores frecuentes son:
▪️Capturar el nombre de un autor de diferentes maneras. Por ejemplo, registrar un título como "Paulo Coelho" y otro como "Coelho Paulo". Antes de comenzar a capturar, conviene definir un criterio y mantenerlo en todo el catálogo: por ejemplo, nombre seguido de apellido o apellido seguido de nombre. Lo importante es elegir una forma y utilizarla siempre.
▪️Registrar una misma editorial con nombres diferentes. Por ejemplo, "Planeta", "Editorial Planeta" o "Grupo Editorial Planeta". Si cada persona captura el nombre de una manera diferente, el sistema puede terminar tratando estos registros como editoriales distintas, dificultando las consultas y los reportes.
▪️No definir con anticipación la estructura de las áreas. Este punto requiere especial atención. Por ejemplo, puedes decidir tener un área general llamada "Ingeniería" o dividirla en áreas más específicas como "Ingeniería Química", "Ingeniería Civil" e "Ingeniería Electrónica". Pero también podrías optar por una estructura diferente, como tener "Química", "Civil" y "Electrónica" como áreas independientes.
No existe una única forma correcta de organizar las áreas. Lo importante es pensar desde el principio qué nivel de detalle resulta útil para tu librería y mantener ese criterio. Una estructura demasiado general puede hacer que después sea difícil encontrar información específica; una demasiado detallada puede generar muchas áreas difíciles de mantener.
▪️Dejar las áreas en blanco para "completarlas después". Cuando el catálogo comienza a crecer, completar esta información posteriormente puede convertirse en una tarea mucho más grande y es fácil que diferentes personas terminen utilizando criterios distintos.
▪️Crear registros duplicados para un mismo título. Contar con un identificador como el ISBN ayuda a distinguir correctamente los títulos y a reducir el riesgo de registrar dos veces el mismo libro.
▪️No distinguir correctamente entre diferentes ediciones. Dos libros pueden tener el mismo título y autor, pero corresponder a ediciones diferentes. Por eso es importante conservar los datos que permitan identificarlos correctamente.
▪️Capturar información en diferentes archivos o listas que después no coinciden. Cuando el catálogo, el inventario o las compras se manejan en fuentes separadas, aumenta el riesgo de que la información se desactualice o se capture de manera diferente.
La idea es sencilla: antes de comenzar a capturar cientos o miles de títulos, conviene definir las reglas que seguirá el catálogo. Cambiar esos criterios después puede significar revisar y corregir una gran cantidad de información.
EL CATÁLOGO COMO BASE DE TODO
Un catálogo bien estructurado no solo sirve para encontrar libros. Es la base que permite que otros procesos funcionen correctamente.
Cuando los títulos, autores, editoriales, áreas e identificadores están relacionados y consistentes, resulta mucho más sencillo trabajar con inventario, compras, ventas, consignaciones y devoluciones.
Y cuando esa información se cruza con las ventas, también puedes comenzar a analizar qué títulos tienen movimiento, qué categorías generan mayor rotación y dónde necesitas reponer mercancía.
En otras palabras, un buen catálogo no es solamente una lista de libros. Es una fuente de información que puedes utilizar para controlar y entender mejor tu librería.
WOL
En WOL, el catálogo de libros se construye desde el principio con información relacionada como autor, editorial, área, ISBN y los demás datos necesarios para identificar cada título.
La idea es sencilla: capturar la información correctamente una vez y poder utilizarla desde diferentes partes del sistema, sin depender de listas separadas ni de que cada persona registre los datos de una manera diferente.
Porque un catálogo organizado no solamente te ayuda a encontrar un libro.
Te ayuda a tener una librería mejor controlada.
¿Quieres ver cómo se estructura el catálogo dentro de WOL? Escríbenos por WhatsApp y con gusto te mostramos un ejemplo con títulos reales.
