Cómo saber si estás perdiendo dinero por mermas de inventario
29 de Abril
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Gestión de inventario
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
El problema es que muchas veces la merma no se detecta cuando ocurre. Se descubre semanas o meses después, cuando haces un inventario físico y encuentras que las existencias reales no coinciden con las que aparecen en tus registros.
Aquí te compartimos cómo identificar si tu librería está teniendo mermas, cómo empezar a medirlas y qué puedes hacer para controlarlas.
¿QUÉ CUENTA COMO MERMA?
En una librería, las mermas pueden venir de diferentes situaciones y no todas tienen el mismo origen.
▪️ Daño de mercancía: libros mojados, maltratados, con las pastas dobladas o deteriorados por las condiciones de almacenamiento, que ya no pueden venderse al precio original o que definitivamente dejaron de ser vendibles.
▪️ Extravío: mercancía que debería estar físicamente en la librería, pero que simplemente no aparece y no existe una explicación clara de dónde terminó.
▪️ Robo hormiga: pequeñas pérdidas que pueden pasar desapercibidas individualmente, pero que acumuladas durante meses representan una cantidad importante.
Cada tipo de merma puede tener un origen diferente y, por lo tanto, requiere una forma distinta de prevenirla o controlarla. No se soluciona un libro dañado de la misma manera que un extravío o un posible robo.
LAS SEÑALES DE QUE TIENES MERMAS SIN DETECTAR
Hay algunas señales que pueden indicar que estás perdiendo mercancía sin darte cuenta:
▪️ Cuando haces un inventario físico, el conteo real siempre es menor al que esperabas y no sabes exactamente por qué.
▪️ Las diferencias entre lo que "debería haber" y lo que realmente hay parecen crecer con el tiempo.
▪️ Encuentras títulos que aparecen disponibles en el sistema, pero que físicamente no están.
▪️ No puedes determinar cuándo desapareció un libro específico. Solo sabes que en algún momento dejó de estar.
▪️ Después de realizar un inventario, corriges las existencias, pero meses después vuelven a aparecer diferencias.
Si alguna de estas situaciones te resulta familiar, es posible que tengas mermas o diferencias de inventario que todavía no has identificado.
¿POR QUÉ ES TAN DIFÍCIL DETECTARLAS A TIEMPO?
El problema no es que las mermas sean imposibles de detectar. El problema es que, sin un sistema que permita registrar y consultar los movimientos del inventario, muchas veces solo se hacen visibles cuando realizas un inventario físico.
Para entonces pueden haber pasado semanas o meses.
Y cuando descubres que faltan diez, veinte o cincuenta libros, resulta muy difícil saber qué ocurrió con cada uno. ¿Se dañaron? ¿Se entregaron y nunca se registraron? ¿Se vendieron sin capturarse correctamente? ¿Se extraviaron? ¿Fueron sustraídos?
Cuanto más tiempo pasa, más difícil es encontrar la causa.
Es la diferencia entre detectar un problema cuando ocurre y descubrirlo como una sorpresa desagradable meses después, cuando ya no hay forma de rastrear fácilmente su origen.
CÓMO EMPEZAR A CONTROLAR LAS MERMAS
1. REGISTRA LA MERMA EN EL MOMENTO
Si un libro se daña, se extravía o detectas que falta físicamente, registra el movimiento en cuanto lo identifiques.
No permitas que simplemente desaparezca del inventario sin una explicación.
2. DIFERENCIA LOS TIPOS DE MERMA
No es lo mismo daño que extravío. Tampoco es lo mismo una diferencia provocada por un error de captura.
Si registras cada situación por separado, con el tiempo puedes encontrar patrones.
Por ejemplo, puedes descubrir que los daños se concentran en determinada área de almacenamiento o que las diferencias aparecen con mayor frecuencia en ciertos procesos.
3. COMPARA PERIÓDICAMENTE
No esperes a realizar un inventario general una vez al año para revisar si tus existencias coinciden.
Puedes hacer revisiones periódicas por secciones, categorías o grupos de títulos.
Entre más frecuentemente compares el inventario esperado contra el inventario real, más fácil será detectar cuándo comenzó a aparecer una diferencia.
4. PONLE UN VALOR EN PESOS
Una diferencia de diez libros puede parecer pequeña hasta que calculas cuánto representan esos libros.
Registra cuánto representan tus mermas en dinero y observa cómo evolucionan mes con mes.
Ver una cifra concreta ayuda a dejar de considerar las mermas como pequeños incidentes aislados y empezar a verlas como un costo que debe controlarse.
CÓMO WOL TE AYUDA A CONTROLARLAS
Los pasos anteriores tienen algo en común: necesitas registrar los movimientos del inventario y conservar un historial de lo que ocurre.
El módulo de Operaciones Diarias de WOL está pensado precisamente para llevar ese control.
Cuando un libro se daña, se extravía o detectas una diferencia que debe corregirse, puedes realizar un ajuste de inventario y registrar el motivo correspondiente.
De esta manera, el libro no simplemente "desaparece" del inventario. Existe un registro que permite saber qué ocurrió y cuándo se realizó el ajuste.
Además, cada movimiento queda asociado con su fecha y el usuario que lo realizó, creando un historial que puedes consultar posteriormente.
Y si el material que había sido marcado como extraviado aparece después, el ajuste puede corregirse para que el inventario vuelva a reflejar la existencia real.
El objetivo no es solamente saber cuántos libros tienes.
Es saber qué pasó con ellos.
DE COSTO INVISIBLE A COSTO CONTROLADO
Las mermas nunca van a desaparecer por completo. Son una posibilidad natural en cualquier negocio que maneja inventario físico.
Lo importante es que no se conviertan en un costo invisible.
Una merma que se detecta, se registra y se puede consultar es muy diferente a una pérdida que descubres meses después sin ninguna pista de lo que ocurrió.
Cuando conoces cuánto estás perdiendo, cuándo sucede y de dónde vienen las diferencias, puedes empezar a tomar medidas para reducirlas.
Porque controlar el inventario no significa solamente saber lo que tienes.
También significa saber lo que falta y por qué.
¿QUIERES SABER CUÁNTO PODRÍAN ESTAR REPRESENTANDO TUS MERMAS?
Escríbenos por WhatsApp y platicamos sobre cómo llevas actualmente el control de inventario de tu librería.
