Consignación y devoluciones: cómo manejarlas sin perder el control
2 de Marzo
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Gestión de inventario
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
En muchas librerías, una parte importante de la mercancía se maneja bajo esquemas de consignación, con fechas y condiciones específicas para decidir qué se queda y qué se devuelve. Además, cada editorial o proveedor puede tener sus propias reglas, plazos y formas de trabajar.
Esto hace que controlar una librería no sea solamente saber cuántos libros tienes en existencia. También necesitas saber de dónde vienen, a quién pertenecen, cuáles están en consignación, cuáles ya se vendieron, cuáles debes liquidar y cuáles tienes que devolver.
Es una de las partes más complejas de administrar una librería y también una de las que menos herramientas tiene pensadas específicamente para este sector.
CONSIGNACIÓN: LA MERCANCÍA ENTRA CON UN COMPROMISO
En una consignación, el proveedor entrega libros a la librería que permanecen bajo las condiciones acordadas con él. La mercancía puede tener un plazo determinado para decidir qué se conserva, qué se liquida y qué se devuelve.
La obligación de pago se genera conforme a esas condiciones, normalmente a partir de la mercancía vendida o de la que finalmente se decide conservar.
El problema aparece cuando tienes consignaciones de varios proveedores al mismo tiempo.
Lo que hace difícil administrarlas:
▪️Necesitas conocer la fecha límite o condición establecida para cada consignación.
▪️Debes saber en todo momento cuánta mercancía en consignación tienes por proveedor.
▪️Cada venta de un título en consignación debe quedar relacionada con el proveedor correspondiente.
▪️Necesitas identificar qué mercancía ya se vendió, qué está pendiente de liquidar y qué permanece en existencia.
▪️Cuando manejas varias editoriales y distribuidores, es fácil perder de vista qué corresponde a cada uno.
La clave es tratar cada consignación como un expediente propio: qué entró, cuándo entró, a qué proveedor corresponde, qué se vendió, qué se debe liquidar, qué queda en existencia y qué debe devolverse.
Así, cuando llegue una fecha de corte, no tienes que reconstruir la historia revisando notas, hojas de cálculo o diferentes registros.
UN EJEMPLO MUY COMÚN
Imagina que una editorial te entrega 20 libros en consignación.
Durante las siguientes semanas vendes 7 ejemplares. Otros 8 ya no tienen movimiento y, de acuerdo con las condiciones establecidas, decides devolverlos. Los 5 restantes consideras que pueden permanecer en la librería como parte de tu stock.
Si no tienes un control adecuado, al momento de hacer la devolución puedes terminar revisando manualmente qué títulos se vendieron, cuáles siguen en existencia y cuáles deben regresar al proveedor.
Con un registro correctamente relacionado, el proceso es mucho más claro:
▪️20 libros recibidos en consignación.
▪️7 vendidos y considerados para liquidación.
▪️8 preparados para devolución.
▪️5 permanecen en existencia.
El objetivo no es solamente conocer cantidades. Es poder explicar de dónde salió cada movimiento y qué ocurrió con la mercancía.
DEVOLUCIONES: EL PROCESO QUE MÁS SE DESCUIDA
Las devoluciones a proveedores son, muchas veces, el eslabón más débil del proceso.
Es común que:
▪️Se pierda el registro de qué se devolvió y cuándo.
▪️No haya un documento claro que respalde la devolución ante el proveedor.
▪️El inventario no se actualice correctamente después de la devolución, provocando diferencias entre lo que físicamente tienes y lo que registra el sistema.
▪️No quede claro a qué consignación o entrada pertenecían los libros devueltos.
▪️Después sea difícil reconstruir la historia de un título determinado.
Por eso, cada devolución debería generar su propio documento, ligado al proveedor y, cuando corresponda, a la entrada o consignación de origen.
La devolución no debería ser simplemente un ajuste manual de existencias. Debe quedar registrada como un movimiento que pueda consultarse posteriormente.
Esto es especialmente importante cuando existen diferencias entre lo que la librería registra y lo que el proveedor considera pendiente.
TRES BUENAS PRÁCTICAS PARA NO PERDER EL CONTROL
1. SEPARA CADA TIPO DE MOVIMIENTO
No mezcles en el mismo registro tus compras directas, consignaciones, ventas y devoluciones.
Cada movimiento tiene una lógica diferente y genera compromisos distintos.
Una compra directa significa que la mercancía fue adquirida. Una consignación implica condiciones específicas con el proveedor. Una devolución significa que determinada mercancía salió nuevamente de la librería.
Separar estos movimientos facilita saber qué ocurrió y por qué.
2. TEN UN DOCUMENTO POR MOVIMIENTO
Cada entrada de consignación y cada devolución debería quedar documentada de forma individual y trazable.
Esto permite reconstruir la historia de cualquier movimiento cuando sea necesario.
Si un proveedor pregunta qué ocurrió con determinados títulos, no deberías depender de la memoria ni buscar entre diferentes archivos. El registro debe permitir identificar el movimiento, la fecha, los títulos involucrados y las cantidades correspondientes.
3. REVISA PERIÓDICAMENTE EL ESTATUS POR PROVEEDOR
No esperes hasta la fecha de vencimiento para revisar tus consignaciones.
Dedica tiempo, semanal o quincenalmente, a revisar proveedor por proveedor:
▪️Qué mercancía tienes actualmente en consignación.
▪️Qué títulos ya se vendieron.
▪️Qué mercancía está pendiente de liquidar.
▪️Qué consignaciones están próximas a vencer.
▪️Qué devoluciones tienes pendientes de realizar.
Una revisión periódica permite detectar problemas antes de que se conviertan en diferencias de inventario, pagos pendientes o devoluciones olvidadas.
EL CONTROL ESTÁ EN PODER RECONSTRUIR LA HISTORIA
Administrar consignaciones y devoluciones no debería significar llevar una lista aparte y actualizarla manualmente cada vez que ocurre un movimiento.
El verdadero control está en que cada movimiento quede relacionado con el proveedor, el catálogo y el inventario.
De esta manera puedes pasar de una pregunta como “¿cuántos libros tengo de esta editorial?” a preguntas mucho más útiles:
▪️¿Cuántos libros recibí?
▪️¿Cuántos libros he vendido?
▪️¿Cuántos libros siguen en existencia?
▪️¿Cuántos libros debo devolver para poder pagar?
Cuando toda esa información está relacionada, tomar decisiones deja de depender de revisar diferentes registros o confiar en la memoria.
¿CÓMO LO MANEJA WOL?
WOL incluye módulos específicos para gestionar compras y consignaciones y controlar las devoluciones, manteniendo cada movimiento relacionado con tu catálogo e inventario.
Así puedes saber qué mercancía tienes, qué se ha vendido, qué está pendiente y qué corresponde a cada proveedor, sin tener que reconstruir la información cada vez que necesitas revisarla.
Porque en una librería, controlar el inventario no es solamente saber cuántos libros tienes.
También es saber de quién son, qué ocurrió con ellos y qué debes hacer con ellos.
¿Te gustaría ver cómo se maneja todo este proceso dentro de WOL? Escríbenos por WhatsApp y te mostramos el proceso completo.
