¿Tu librería ya necesita trabajar en Red? Estas son las señales
11 de Septiembre
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Guías prácticas
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
Mientras el negocio es pequeño y una sola persona concentra buena parte de las actividades, trabajar así puede ser suficiente.
Pero conforme la librería crece, llega un momento en que ya no se trata de tener una computadora más rápida o con mayor capacidad.
El verdadero cambio ocurre cuando varias personas necesitan trabajar al mismo tiempo sobre la misma información.
Ahí es cuando un sistema aislado puede empezar a convertirse en una limitación.
LAS SEÑALES DE QUE TU LIBRERÍA YA NECESITA TRABAJAR EN RED
No necesitas tener varias sucursales ni una gran cantidad de empleados para llegar a este punto. Incluso una librería con un solo local puede necesitar trabajar en Red cuando diferentes personas comienzan a participar en la operación.
Algunas señales son:
▪️En mostrador necesitan consultar las existencias mientras en caja se registran ventas.
▪️Almacén recibe mercancía y tiene que esperar a que otra persona actualice la información.
▪️La persona encargada del catálogo trabaja con información que puede no incluir los movimientos más recientes.
▪️Gerencia necesita consultar información actualizada mientras otras personas siguen registrando operaciones.
▪️La misma información tiene que capturarse o actualizarse más de una vez.
▪️Para saber qué está ocurriendo con un título, alguien tiene que preguntar a otra persona o revisar otra computadora.
▪️Empiezan a aparecer diferencias entre lo que una persona ve y lo que otra persona considera que está registrado.
Cuando estas situaciones se vuelven parte de la operación diaria, el problema ya no es cuántas computadoras tiene la librería.
El problema es que varias personas necesitan trabajar sobre una misma información y el sistema no está preparado para hacerlo.
¿QUÉ SIGNIFICA TRABAJAR EN RED?
Trabajar en Red significa que diferentes computadoras pueden conectarse al mismo sistema y trabajar sobre una misma base de información.
Así, cada persona puede utilizar su propia computadora para realizar las actividades que le corresponden, pero todos trabajan con la misma información de la librería.
Por ejemplo:
▪️Mostrador puede consultar el catálogo y las existencias.
▪️Caja puede registrar las ventas.
▪️Almacén puede registrar entradas, salidas y movimientos de mercancía.
▪️La persona encargada del catálogo puede dar de alta títulos y actualizar información.
▪️Gerencia puede consultar reportes y revisar la operación.
Cada usuario trabaja desde su propio punto de trabajo, pero la información pertenece a un solo sistema.
¿QUÉ VENTAJAS TIENE TRABAJAR EN RED?
La principal ventaja no es simplemente poder utilizar varias computadoras.
La ventaja está en que las diferentes áreas pueden trabajar de manera coordinada, sin tener que mantener copias independientes de la información.
✔️ Información compartida.
Todos los usuarios trabajan sobre la misma información. El catálogo, las existencias, las compras, las ventas y demás movimientos forman parte del mismo sistema.
✔️ Trabajo simultáneo.
Varias personas pueden realizar diferentes actividades al mismo tiempo sin depender de que otra persona termine primero para poder continuar.
✔️ Menos captura repetida.
La información se registra donde se genera y puede ser utilizada por las demás áreas que la necesitan. Esto evita volver a capturar los mismos datos en diferentes computadoras.
✔️ Mayor control.
Cada usuario puede tener su propia cuenta y los permisos que correspondan a sus funciones. No todos necesitan tener acceso a las mismas operaciones.
✔️ Mejor visibilidad de la operación.
Gerencia puede consultar la información que generan las diferentes áreas sin depender de reportes preparados manualmente o de información que alguien tenga que pasarle de una computadora a otra.
✔️ Una sola fuente de información.
En lugar de tener varias versiones del catálogo o del inventario, toda la operación trabaja sobre una misma información.
Esto es especialmente importante en una librería, donde diariamente pueden ocurrir ventas, compras, devoluciones, consignaciones, entradas y salidas de mercancía.
¿CUÁNDO ES MOMENTO DE DAR EL PASO?
No existe una cantidad específica de computadoras, empleados o ventas que determine cuándo una librería necesita trabajar en Red.
La pregunta más importante es otra:
¿Hay varias personas que necesitan consultar o modificar la misma información al mismo tiempo?
Si la respuesta es sí, probablemente el siguiente paso no sea simplemente agregar otra computadora.
Es conectar las computadoras para que todas puedan trabajar juntas.
Y no es necesario esperar a que los problemas se vuelvan graves. Si la operación ya depende de avisos, mensajes, capturas repetidas o información que debe actualizarse manualmente en diferentes equipos, puede ser el momento de cambiar la forma de trabajar.
WOL EN RED
WOL EN RED está pensado para librerías que necesitan varios puntos de trabajo conectados sobre la misma información.
Mostrador, caja, almacén, captura, gerencia o cualquier otra área pueden trabajar desde diferentes computadoras, cada una con sus propios usuarios y permisos, pero utilizando el mismo sistema.
Así, la librería puede crecer sin que la información tenga que crecer de manera separada en cada computadora.
Porque cuando varias personas participan en la operación de una librería, no basta con que cada una tenga una computadora.
Lo importante es que todas puedan trabajar juntas.
¿Tu librería ya se encuentra en este punto?
Escríbenos por WhatsApp y platicamos sobre cómo funciona WOL EN RED y si es la opción adecuada para tu librería.
