Cómo Biblioinforma conectó almacén, ventas y gerencia con WOL en Red
19 de Octubre
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Casos de éxito
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
Eso es justo lo que resolvimos con Biblioinforma, empresa con más de 30 años de trayectoria especializada en la importación y distribución de libros académicos y científicos, en inglés y español, en México.
Fundada en 1993, Biblioinforma maneja un catálogo de aproximadamente cinco mil títulos y atiende dos frentes muy exigentes: la venta directa a universidades y su participación activa en ferias de libros durante todo el año.
Varios canales, un mismo inventario... o al menos, así debería ser.
EL PROBLEMA: UN INVENTARIO QUE VIVÍA EN HOJAS DE CÁLCULO
Antes de trabajar con nosotros, Biblioinforma controlaba su inventario en hojas de cálculo. Un modelo que pudo ser manejable en otros tiempos, pero que resultaba insuficiente para una operación de este tamaño: cinco mil títulos, un equipo distribuido entre almacén, ventas y gerencia, y décadas de trayectoria que merecían un sistema a la altura.
Ya no podían seguir trabajando así:
▪️ Doble captura constante. Cada movimiento de mercancía se registraba más de una vez en distintos archivos, con el riesgo de que la información no coincidiera entre sí.
▪️ Información que no se compartía en tiempo real. Lo que sabía el almacén no era necesariamente lo que sabía el vendedor, ni lo que veía gerencia.
Un reto adicional: las ferias de libros.
Con un catálogo tan amplio, Biblioinforma necesitaba llevar a cada feria un inventario confiable y actualizado. Cuando la información vive dispersa en hojas de cálculo, garantizar que lo que se lleva a un evento corresponde realmente con las existencias disponibles se vuelve complicado.
Así fue como Biblioinforma llegó con nosotros, por recomendación de su webmaster de Cyberside, que ya conocía nuestro trabajo, buscando una solución real para el control de su inventario.
LA SOLUCIÓN: WOL EN RED + UNA VERSIÓN INDEPENDIENTE PARA FERIAS
Después de entender su operación, diseñamos una implementación de WOL EN RED adaptada a la forma en que realmente trabaja su equipo:
✔️ 5 estaciones conectadas en red, cada una con el rol que le corresponde:
▪️ 1 estación para almacén.
▪️ 3 estaciones para el equipo de ventas.
▪️ 1 estación para gerencia.
Todas las estaciones comparten la misma base de datos en tiempo real. Esto significa que un movimiento de inventario se captura una sola vez y queda disponible al instante para todo el equipo.
El sistema también integra diferentes módulos que permiten concentrar la operación en un solo lugar:
✔️ Catálogo de libros, áreas, autores y editoriales: toda la información de cada título organizada en un mismo sistema.
✔️ Contactos: un directorio unificado de clientes y proveedores para mantener organizadas las relaciones comerciales.
✔️ Operaciones diarias: registro y seguimiento de compras, consignaciones, remisiones, devoluciones, cotizaciones y órdenes de compra.
✔️ Gestión de datos: permite importar registros masivos desde Excel, algo especialmente útil para trabajar con un catálogo de miles de títulos, así como realizar la carga masiva del inventario inicial al comenzar a utilizar el sistema. También, permite exportar información para mantener sincronizada la tienda en línea, evitando la doble captura de datos.
Además, incluimos una versión independiente de WOL para las ferias de libros, que se actualiza a partir del sistema en red. Así, Biblioinforma puede salir a cada evento con un inventario confiable y actualizado, sin depender de internet en el lugar de la feria.
EL CAMBIO QUE OBTUVIERON
Con WOL EN RED, Biblioinforma dejó atrás la operación fragmentada en hojas de cálculo.
Hoy, almacén, ventas y gerencia trabajan sobre la misma información, sin duplicar capturas ni arriesgarse a que los datos no coincidan entre áreas. Cada movimiento se refleja de inmediato para todo el equipo.
Y cuando llega una feria, la versión independiente les permite llevar consigo un inventario confiable, listo para trabajar desde el primer momento.
Además, gracias al módulo de gestión de datos, su catálogo se sincroniza en un par de clics con la tienda en línea que administra Cyberside, evitando la doble captura y reflejando las actualizaciones en cuestión de segundos.
Hoy, con más de 30 años en el sector, Biblioinforma tiene un control de inventario que acompaña su forma de vender: tanto dentro de sus instalaciones, atendiendo a universidades, como fuera de ellas, en cada feria a la que asisten.
¿Tu librería también maneja varios canales de venta o necesita llevar su inventario a eventos externos?
Si te identificas con lo que vivía Biblioinforma antes de digitalizar su inventario, probablemente ya sabes que la solución no es trabajar más rápido con hojas de cálculo, sino dejar de depender de ellas.
Escríbenos por WhatsApp y platicamos sobre cómo WOL puede adaptarse a tu operación.
