Cómo Biblioinforma conectó almacén, ventas y gerencia con WOL SGI en Red
19 de Octubre
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Casos de éxito
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
EL PROBLEMA: UN INVENTARIO QUE VIVÍA EN HOJAS DE CÁLCULO
Antes de trabajar con nosotros, Biblioinforma controlaba su inventario en hojas de cálculo. Un modelo manejable en otros tiempos, pero insuficiente para una operación de este tamaño: 5 mil títulos, un equipo creciendo entre almacén, vendedores y gerencia, y décadas de trayectoria que merecían un sistema a la altura. Ya no podían seguir trabajando así:
▪️Doble captura constante. Cada movimiento de mercancía se registraba más de una vez en distintos archivos, con el riesgo de que la información no coincidiera entre sí.
▪️Información que no se compartía en tiempo real. Lo que sabía el almacén no era necesariamente lo que sabía el vendedor, ni lo que veía gerencia.
Un reto adicional: las ferias de libros. Con un catálogo tan amplio, Biblioinforma necesitaba llevar a cada feria un inventario confiable y actualizado, algo casi imposible de garantizar cuando la información vivía dispersa en hojas de cálculo.
Así fue como Biblioinforma llegó con nosotros, por recomendación de su webmaster de Cyberside, que ya conocía nuestro trabajo, buscando una solución real para el control de su inventario.
LA SOLUCIÓN: WOL SGI EN RED + UNA VERSIÓN STANDALONE PARA FERIAS
Después de entender su operación, diseñamos una implementación de WOL SGI en Red adaptada a la forma en que realmente trabaja su equipo:
✔️ 5 estaciones conectadas en red, cada una con el rol que le corresponde:
▪️1 estación para almacén.
▪️3 estaciones para el equipo de ventas.
▪️1 estación para gerencia.
✔️ Todas las estaciones comparten la misma base de datos en tiempo real, así que un movimiento de inventario se captura una sola vez y está disponible al instante para todo el equipo.
El sistema que entregamos incluye módulos especializados que trabajan juntos para cubrir cada aspecto de la librería:
✔️ Catálogo de libros, áreas, autores y editoriales: toda la información de cada título en un solo lugar
✔️ Contactos: directorio unificado de clientes y proveedores para mantener organizadas todas las relaciones comerciales.
✔️ Operaciones Diarias: el corazón operativo del sistema, donde se registran y rastrean compras, consignaciones, remisiones, devoluciones, cotizaciones y órdenes de compra.
✔️ Gestión de datos: el puente de comunicación de la librería. Permite importación ágil de registros masivos desde Excel (ideal para dar de alta un catálogo de miles de títulos en segundos) y exportación para mantener sincronizada una tienda en línea sin duplicar captura.
Además, incluimos una versión Standalone para ferias de libros, que se actualiza mediante respaldo del sistema en red. Así, Biblioinforma sale a cada feria con la certeza de que su inventario refleja exactamente lo que tiene disponible, sin depender de internet en el lugar del evento.
EL CAMBIO QUE OBTUVIERON
Con WOL SGI en Red, Biblioinforma dejó atrás la operación fragmentada en hojas de cálculo. Hoy, almacén, ventas y gerencia trabajan sobre la misma información, sin duplicar capturas ni arriesgarse a que los datos no cuadren entre áreas. Cada movimiento se refleja de inmediato para todo el equipo, y la versión Standalone les permite llegar a cada feria con un inventario confiable, listo para vender desde el primer minuto.
También gracias al módulo de gestión de datos, su catálogo se sincroniza en un par de clics con la tienda en línea que administra Cyberside, evitando la doble captura y reflejando cada actualización en segundos.
Hoy, con más de 30 años en el sector, Biblioinforma tiene un control de inventario que acompaña su forma de vender: tanto dentro de sus instalaciones, atendiendo a universidades, como fuera de ellas, en cada feria a la que asisten.
¿Tu librería también maneja varios puntos de venta o necesita llevar su inventario a eventos externos? Si te identificas con lo que vivía Biblioinforma antes de digitalizar su inventario, probablemente ya sabes que la solución no es trabajar más rápido con hojas de cálculo, sino dejar de depender de ellas. Escríbenos por WhatsApp y platicamos cómo WOL SGI puede adaptarse a tu operación.
