Blog de WOL SGI
Diferencia entre inventario físico e inventario en sistema: por qué deberían ser lo mismo
25 de Agosto
Luis Miguel Cantú Ballesteros
Gestión de inventario
Imagen creada mediante IA con fines ilustrativos.
Lo ideal es que ambos sean siempre iguales. En la práctica, casi nunca lo son.
Y aunque una diferencia de unos cuantos libros pueda parecer insignificante, con el tiempo puede convertirse en un problema que afecta las compras, las ventas, la atención al cliente y hasta la información financiera del negocio.
¿QUÉ ES CADA UNO?
El inventario físico es lo que realmente existe: los libros que tienes en tu anaquel, bodega o cualquier otro punto de tu librería en un momento determinado.
El inventario en sistema es lo que tu registro indica que debería existir, de acuerdo con las entradas y salidas que se han capturado.
Cuando ambos coinciden, tienes una representación confiable de tu inventario.
Cuando no coinciden, comienzas a tomar decisiones basadas en información que no refleja la realidad.
¿POR QUÉ SE DESALINEAN CON EL TIEMPO?
La diferencia entre ambos inventarios normalmente no aparece de golpe. Se va acumulando poco a poco por situaciones cotidianas como:
▪️Ventas que no se registran en el momento. Se dejan para capturarse "después" y, en ocasiones, ese momento nunca llega.
▪️Mermas, daños o extravíos que no se registran como una salida o ajuste.
▪️Devoluciones a proveedores que no se documentan correctamente.
▪️Errores de captura, como registrar una cantidad incorrecta.
▪️Cruces de inventario, cuando se captura un título similar con un código diferente. Esto puede provocar que un libro aparezca con existencias de más mientras otro aparece con existencias de menos.
Cada una de estas situaciones puede parecer menor. El problema aparece cuando se acumulan durante semanas o meses.
La brecha crece silenciosamente y, normalmente, no descubres cuándo comenzó. La notas hasta que es lo suficientemente grande para provocar un problema.
LAS CONSECUENCIAS DE UNA DIFERENCIA DE INVENTARIO
Cuando el inventario del sistema deja de reflejar lo que realmente tienes, las consecuencias pueden aparecer en distintas áreas de la operación:
▪️Decisiones de compra equivocadas. Si el sistema indica que tienes existencias de un título que en realidad ya se agotó, puedes dejar de comprarlo cuando deberías reabastecerlo. Y si ocurre lo contrario, puedes comprar mercancía que todavía tienes disponible.
▪️Mala experiencia para el cliente. Confirmar la existencia de un libro basándote en información incorrecta puede llevar a prometer un título que en realidad no tienes.
▪️Inventarios físicos más largos y complicados. Cuanto mayor sea la diferencia, más tiempo tendrás que dedicar a investigar qué ocurrió y corregir las discrepancias.
▪️Información financiera poco confiable. El valor de tu inventario es un dato importante para conocer la situación de tu negocio. Si las existencias registradas no corresponden con las reales, ese valor tampoco será confiable.
¿CÓMO MANTENER ALINEADOS AMBOS INVENTARIOS?
La mejor estrategia no es esperar a que aparezcan grandes diferencias para después corregirlas. Es evitar que se acumulen.
1. Registra los movimientos en el momento
Cada movimiento —venta, compra, devolución, merma o ajuste— debería quedar reflejado en el sistema cuando ocurre, no acumularse para capturarlo "cuando haya tiempo".
2. Realiza conteos parciales con frecuencia
No es necesario esperar al inventario anual para comprobar que las existencias son correctas. Revisar periódicamente una sección, categoría o grupo de productos permite detectar diferencias cuando todavía son fáciles de investigar.
3. Investiga las discrepancias
Cuando encuentres una diferencia, no se trata solamente de corregir el número. También conviene investigar qué la provocó.
Si el mismo tipo de diferencia aparece repetidamente, puede estar señalando un problema en algún proceso de la operación.
4. Reduce los pasos manuales
Entre menos tiempo y pasos existan entre el momento en que ocurre un movimiento y el momento en que se registra, menor será la posibilidad de que el inventario del sistema se quede atrás.
5. Utiliza un lector de código de barras
Escanear directamente los productos reduce errores de captura y ayuda a evitar cruces entre títulos similares durante las entradas y salidas.
¿CÓMO WOL SGI AYUDA A CERRAR ESTA BRECHA?
La mayoría de las diferencias de inventario tienen un punto en común: en algún momento, un movimiento real debe convertirse en un registro dentro del sistema.
WOL SGI integra las principales operaciones de una librería para que esos movimientos puedan registrarse conforme ocurren:
▪️Salidas a cliente para análisis. Cuando un cliente se lleva material bibliográfico para revisarlo antes de decidir si lo compra, la salida queda registrada con la posibilidad de indicar posteriormente si se devuelve o se realiza la venta.
▪️Ventas al momento. La venta se registra en el momento de realizarse y la existencia se actualiza de acuerdo con ese movimiento.
▪️Compras. La mercancía recibida de los proveedores se registra al momento de la recepción, haciendo que las existencias partan de lo que realmente ingresó a la librería.
▪️Material en consignación. El sistema permite registrar la mercancía recibida en consignación junto con su fecha de vencimiento, facilitando el control de lo que debe devolverse o pagarse.
▪️Ajustes por merma o extravío. Cuando un libro se pierde, se daña o debe darse de baja por cualquier otra causa, puedes registrar el ajuste para que la existencia refleje la situación real. Si posteriormente aparece, el movimiento puede corregirse.
Cuando estos movimientos se registran correctamente y en el momento en que ocurren, la diferencia entre el inventario físico y el inventario en sistema tiene muchas menos oportunidades de crecer.
EL OBJETIVO: QUE DEJEN DE SER DOS NÚMEROS DISTINTOS
La meta no debería ser corregir la diferencia cada vez que aparece.
La verdadera meta es diseñar la operación para que la diferencia se genere lo menos posible.
Cuando tu inventario físico y el inventario en sistema representan prácticamente la misma realidad, dejas de administrar con información incierta y empiezas a tomar decisiones con mayor confianza.
¿Quieres saber qué tan grande podría ser esta brecha en tu librería?
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